Penyelenggaraan Catatan Sipil pada jaman Pemerintah Hindia Belanda ditangani oleh Lembaga “Burgerlijk Stand” atau disingkat “BS” yang artinya Catatan Kependudukan/Lembaga Catatan Sipil.

KTP (kartu tanda penduduk) sudah ada sejak zaman penjajahan belanda saat itu Indonesia dikenal dengan nama Hindia Belanda. KTP pada zaman Hindia Belanda ini diberikan kepada orang yang lahir di Hindia Belanda, KTP pada masa belanda ini sering disebut dengan nama Verklaring van Ingezetenschap, voor personen in Nederlandsch Indie geboren.

Diterbitkan di Batavia (sekarang Jakarta), pada 14 April 1921. Dokumen ini dicetak diatas kertas zegel jenis emboss, dengan nilai 1 1/2 Gulden (Een Gulden en Vijftig cent). Ukuran: 15 cm X 10 cm. Sebuah dokumen sipil kuno dari jaman Belanda yang cukup langka.

Lembaga Catatan Sipil, adalah “suatu lembaga yang bertujuan mengadakan pen-daftaran, pencatatan serta pembukuan yang selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya, serta memberi kepastian hukum yang sebesar-besarnya atas peristiwa “kelahiran, pengakuan, perkawinan dan kematian”. (Lie Oen Hock, 1961 : 1). Sedangkan E. Subekti dan R. Tjitrosoedibio berpendapat, bahwa “ Catatan Sipil mempunyai pengertian sebagai suatu lembaga yang ditugaskan untuk memelihara daftar /catatan guna pembuktian status atau peristiwa penting bagi warganegara seperti : “kelahiran, kematian, perkawinan”. (1979 : 2).

Menurut pasal 163 Indische Staatsregeling, penduduk Indonesia dibagi kedalam 3 (tiga) golongan besar, yaitu: 1.Golongan Eropa 2. Golongan Timur Asing – Tionghoa – Bukan Tionghoa 3.Golongan Bumi Putera Sebagai konsekuensinya, peraturan dalam bidang catatan sipil yang berlaku bagi masing-masing golongan penduduk itu tidak sama. Atau dengan kata lain masing-masing golongan penduduk memiliki peraturan catatan sipil sendiri-sendiri. 

Kemudian atas dasar Instruksi Presidium Kabinet Ampera Nomor: 31/U/UN/12/66 membawa perkembangan baru bagi dunia pencatatan sipil di Indonesia. Menurut Instruksi tersebut dipertegas, bahwa dalam pencatatan sipil tidak lagi dikenal adanya penggolongan penduduk, dan Kantor Catatan Sipil di seluruh Indonesia dinyatakan terbuka bagi seluruh penduduk.

Peraturan Catatan Sipil ini berkembang lebih lanjut dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden No.12 Tahun 1983 Tentang Penataan dan Peningkatan Pembinaan Penyelenggaraan Catatan Sipil dengan melakukan pembaharuan Kantor Catatan Sipil sampai ke Kotamadya/Kabupaten Daerah Tingkat II seluruh Indonesia. 

Keputusan Presiden Nomor 12 Tahun 1983 pasal 1 menyebutkan bahwa: 

1. Menteri Dalam Negeri secara fungsional mempunyai kewenangan dan tanggung jawab penyelenggaraan Catatan Sipil sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Kewenangan dan tanggung jawab dibidang Catatan Sipil Adalah: